Chaque jour le temps passé à traiter ses mails s’accroît. Ce qui faisait gagner en fluidité de travail finit par nuire à la concentration. Imaginons même une situation absurde, où un salarié consacrerait tout son temps à répondre à des mails et qu’il ne pourrait même plus travailler. La gestion du temps est devenue un enjeu crucial dans ce contexte de surabondance. Voyons comment le coach peut intervenir.
Témoignage
Écoutons Elodie, 32 ans, chef de projet en agence web : « Je reçois tellement de mails en continu, que j’en arrive presque à hésiter avant d’aller me ‘laver les mains’ car quand je reviens, j’ai déjà 15, voire 30 mails en attente. C’est un flux qui me noie. Je suis de plus en plus stressée et je pense que si ça continue, je vais me laisser engloutir. »
Notre décryptage
L’ultra-sollicitation par les mails est un problème de plus en plus grand. Certaines études montrent qu’un salarié en entreprise consacre entre 2 et 4 heures par jour à la lecture et la réponse de ses mails. Cette durée ne fait qu’augmenter, si bien que certains consacrent un temps hors leurs heures de bureau pour « alléger » le flux ou bien finissent par ne plus arriver à effectuer leur travail correctement s’ils veulent se tenir à jour. Le problème étant croissant, il concerne en premier lieu l’organisation propre à chacun. Car la notion de flux en volume renvoie à la question de la hiérarchisation, et notamment de la classification entre urgent/pas urgent.
Or, comme le constate Jean-Louis Servan-Schreiber dans son essai « Trop vite ! » : « L’urgence est devenue notre mode d’action par défaut. Une attente de quelques secondes déclenche l’impatience des plus jeunes. Nous sommes interrompus 70 fois par jour et notre capacité d’attention s’est dramatiquement réduite. Nous frôlons la démusculation de nos neurones » Comment organiser ce flux ? Comment ne pas le laisser envahir le réel-concret ? Comment le maîtriser et ne pas se laisser noyer par lui ? Par delà l’organisation, le malaise face à une évolution d’usage peut aussi devenir l‘objet de transfert d’un malaise plus général. Le monde numérique par son abstraction fonctionne parfois comme un ensemble qui devient le fourre-tout du négatif, le lieu de ce qui est « subi ». Alors que la technique n’est en fait que le reflet de celui qui l’utilise : le même outil peut être ressenti comme une libération par celui qui le maîtrise ou comme un esclavage par celui qui n’a pas réussi à se l’approprier. Le coaching est particulièrement adapté pour accompagner une mission liée à l’organisation personnelle, ainsi qu’au questionnement sur les causes d’un malaise lié à la sensation de dépossession de son temps.
Quelle mission pour le coach ?
L’objectif pourrait être : « ne plus se laisser déborder par les mails ». Mais avant cela, le coach va aider le coaché à prendre de la hauteur et à analyser la situation. Depuis quand se sent-il débordé ? A partir de combien de temps/jour il estime qu’il ne peut plus gérer (et a contrario jusqu’à quel point il considère que cela est gérable) ? Il sera utile d’aider le client à comprendre d’où viennent ces mails, comment il pourrait les classer selon des critères à définir par lui (ordre de provenance, d’urgence), de quelle manière il serait en mesure de déléguer certaines tâches et lesquelles… Derrière cette demande, il pourrait être intéressant de savoir ce qui est sous-jacent : le stress d’une évolution professionnelle mal accompagnée ? La disparition du poste d’assistante? Une réorganisation du service ? Un outil mal maîtrisé…? En faisant mieux ressortir les raisons du malaise, il pourrait être utile de dissocier les éléments irrationnels des réels problèmes d’organisation. En distinguant les aspects affectifs des questions de gestion, le coach aidera le coaché à concentrer sa réflexion sur les solutions de son organisation. A partir du moment où le coaché aura repris de la distance sur sa problématique, il aura déjà « repris la main » sur son rythme de travail et sera à même de chercher des solutions concrètes, qui lui seront propres. Car chacun, selon la spécificité de son travail, et sa structure personnelle construira son équilibre et ses propres règles de gestion du flux de ses mails. Le coach ne lui apportera pas de solutions clés en main, mais l’accompagnera dans sa propre exploration.
Olivia Phélip